Microsoft Outlook เบื้องต้น มือใหม่ก็ใช้ได้!

Microsoft Outlook ส่วนหนึ่งของชุดโปรแกรม Microsoft Office เป็นหนึ่งในโปรแกรมไคลเอนต์อีเมลที่ได้รับความนิยมแพร่หลายทั่วโลก ซึ่งช่วยให้การจัดการสารสนเทศและการสื่อสาร กลายเป็นเรื่องที่ง่ายดายและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็นมือใหม่หรือมืออาชีพ Outlook มีฟีเจอร์ที่ตอบสนองความต้องการในการทำงานของคุณทุกประการ

อินเทอร์เฟซของ Outlook

• แถบเมนู (Ribbon)
  • หน้าแรก (Home) สำหรับการจัดการอีเมล ได้แก่ การส่งอีเมลใหม่ การตอบกลับ และการลบ
  • ส่ง (Send/Receive) ปุ่มสำหรับตรวจสอบอีเมลใหม่ หรือส่งอีเมลที่อยู่ในกล่องส่ง
  • โฟลเดอร์ (Folder) เครื่องมือเกี่ยวกับการจัดการโฟลเดอร์
  • มุมมอง (View) ปรับแต่งการแสดงผลของกล่องรับ รายการอีเมล หรือปฏิทิน
• แถบเครื่องมือด้านซ้าย (Navigation Pane)
  • กล่องรับ (Inbox) ที่เก็บข้อความที่ได้รับ
  • กล่องส่ง (Sent Items) ที่เก็บข้อความที่ได้ส่งไป
  • ดราฟท์ (Drafts) ข้อความที่ยังไม่ได้ส่ง
  • ปฏิทิน (Calendar) จัดการการประชุม กิจกรรม และการแจ้งเตือน
  • รายชื่อติดต่อ (Contacts) ฐานข้อมูลของรายชื่อที่คุณติดต่อ
• พื้นที่แสดงข้อความ (Reading Pane)
• • แสดงเนื้อหาของอีเมลที่ถูกเลือก
  • มีปุ่มเครื่องมือเพื่อการตอบกลับ การส่ง และอื่น ๆล
• แถบสถานะ (Status Bar)
  • แสดงจำนวนอีเมลทั้งหมด และจำนวนอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน
  • ตัวปรับการแสดงผลขนาด

การตั้งค่าบัญชี

• เปิด Microsoft Outlook จากเมนู เริ่มต้น หรือจากแถบงาน (Taskbar)
• เพิ่มบัญชีใหม่
  • ไปที่แท็บ ไฟล์ หรือ File
  • เลือกการเพิ่มบัญชี หรือ Add Account
• กรอกข้อมูลบัญชี ในหน้าต่างที่ปรากฏขึ้น ชื่อ ที่อยู่อีเมล รหัสผ่าน และยืนยันรหัสผ่าน
• คลิก ถัดไป หรือ Next Outlook จะพยายามเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลเพื่อตรวจสอบข้อมูลที่ใส่เข้าไป และจะยืนยันว่าบัญชีดังกล่าวสามารถใช้งานได้
• เสร็จสิ้นการตั้งค่า เมื่อการตั้งค่าสำเร็จ คลิก เสร็จสิ้น หรือ Finish และเริ่มใช้งานบัญชีอีเมลใน Outlook ได้ทันที
• ทริคเพิ่มเติม
  • หากมีอีเมลหลายบัญชี สามารถทำการเพิ่มบัญชีเหล่านั้นเข้าไปใน Outlook ในเมนูเดียวกัน
  • สำหรับบางบัญชี เช่น Office 365 หรือ Gmail Outlook อาจมีการตั้งค่าอัตโนมัติที่แม่นยำและรวดเร็ว
  • อย่าลืมตรวจสอบการตั้งค่าการป้องกันและความปลอดภัยของข้อมูล

การจัดการรายชื่อติดต่อ

• การเพิ่มรายชื่อติดต่อใหม่
  • เปิด Outlook และไปที่ส่วน รายชื่อติดต่อ หรือ Contacts
  • คลิกรายชื่อติดต่อใหม่ หรือ New Contact
  • กรอกข้อมูลติดต่อต่าง ๆ
  • กรอกข้อมูลเสร็จ คลิก บันทึกและปิด หรือ Save & Close
• การแก้ไขรายชื่อติดต่อ
  • ในส่วน รายชื่อติดต่อ ค้นหารายชื่อติดต่อที่คุณต้องการแก้ไข
  • ดับเบิลคลิก ที่รายชื่อ จะเป็นการเปิดหน้าต่างแก้ไข
  • เมื่อทำการแก้ไขเสร็จสิ้น คลิก บันทึกและปิด
• การลบรายชื่อติดต่อ
  • เลือกรายชื่อติดต่อที่ต้องการลบ
  • คลิกขวา เลือก ลบ หรือ Delete
• การจัดกลุ่มรายชื่อติดต่อ
  • สามารถสร้าง โฟลเดอร์ ใหม่เพื่อจัดกลุ่มรายชื่อติดต่อตามประเภทหรือหมวดหมู่ต่าง ๆ
  • ลากและวางรายชื่อติดต่อเข้าสู่โฟลเดอร์ที่ต้องการ
• ทริคเพิ่มเติม ใช้ฟีเจอร์ ค้นหา ใน Outlook เพื่อค้นหารายชื่อติดต่ออย่างรวดเร็ว และจัดเรียงรายชื่อติดต่อตามชื่อ นามสกุล หรืออื่น ๆ ตามที่ต้องการ

กล่าวโดยสรุป

ท้ายที่สุด Microsoft Outlook ไม่เพียงแค่เป็นเครื่องมือรับ-ส่งอีเมลเท่านั้น แต่ยังมีฟีเจอร์ที่ช่วยในการจัดการงาน สื่อสาร ปฏิทิน การจัดการเวลา และรายชื่อติดต่อได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเมื่อเรียนรู้วิธีใช้ต่าง ๆ อย่างเต็มที่ จะพบว่าสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของคุณได้อย่างดีเยี่ยม